a. Orateurs
Une large fourchette d’orateurs est invitée à s’adresser à la session de l’Instance, chaque année. Des représentants de haut niveau et des organisations de l’ONU, des Etats membres, des organisations autochtones et d’autres organisations non gouvernementales, ayant le statut consultatif avec l’ECOSOC, s’inscrivent comme observateurs et font leurs interventions à l’Instance.
Les listes des orateurs pour les représentants des peuples autochtones, les interventions des groupes et des conclaves autochtones sont coordonnées par le SPFII durant la session. Les membres de l’Instance permanente interviennent quand ils le jugent nécessaire. Les contraintes de temps sont considérables étant donné le grand nombre d’observateurs qui demandent la parole. Le Président explique la procédure à suivre concernant les listes d’orateurs au début de la session, et il signale aussi le temps limite pour les interventions (de 5 à 7 minutes est la norme). L’Instance permanente a mis en application la pratique d’un dialogue interactif spécial avec les organisations de l’ONU pendant la première semaine de la session.
b. Conclaves des autochtones
Les conclaves des autochtones constituent un élément important de la session annuelle de l’Instance permanente, ce qui permet une plaidoirie consolidée et une coopération qui se met en place à travers les régions et les groupes. En plus de l’aspect global des conclaves des autochtones, il existe aussi des organisations régionales, ainsi que quelques groupes thématiques, par exemple, les femmes, les enfants et les jeunes. Selon les disponibilités, des salles de réunion sont mises à leur disposition pour qu’ils puissent se rassembler en dehors des sessions. Les interventions des conclaves des autochtones sont préparées comme partie intégrante de la préparation des recommandations de l’Instance permanente. Les conclaves des autochtones se réunissent aussi pendant les fins de semaine, dans un local à New York, préalablement à la session annuelle de l’Instance permanente.
c. Réunions spécifiques
Lors de la session annuelle, un grand nombre de réunions spécifiques ont lieu en dehors des réunions plénières de l’Instance permanente, ce qui facilite l’échange d’information sur le travail, l’élaboration des recommandations et l’avancement des débats.
Le Groupe des Amis du Forum – un groupe de 17 États membres qui soutiennent l’Instance permanente – travaille en collaboration avec le UNPFII lors d’une réunion spéciale.
Durant la session annuelle, les États membres participent aussi à des réunions bilatérales (États et membres de l’Instance permanente), tripartites (États, membres de l’Instance permanente et agences de l’ONU). L’Instance invite aussi les représentants des Etats membres à la réunion d’information et au dialogue avec les membres de l’Instance permanente.
Le Rapporteur spécial sur la situation des droits de l’homme et des libertés fondamentales des peuples autochtones, qui travaille sous le mandat de la Commission des droits de l’homme, assiste aussi à la session annuelle de l’UNPFII. Selon le point concernant les droits de l’homme à l’ordre du jour, l’Instance permanente maintient un dialogue avec le Rapporteur spécial, qui écoute aussi les interventions des organisations autochtones.
Les membres agences de l’ONU pour le Groupe d’appui inter organisations sur les questions autochtones (IASG) disposent aussi de temps et de lieux pour tenir leurs propres réunions journalières, pendant la session de l’Instance permanente.
En raison de contraintes de temps, pendant la durée des réunions plénières, et suivant le besoin des membres de l’Instance permanente de se consulter pour leur travail, des réunions à huis clos sont tenues tous les jours, de 8:30h à 10h et les après-midi après 18h s’il s’avère nécessaire. Les membres disposent aussi de temps supplémentaire pour assister aux réunions plénières à huis clos pendant les sessions, ce qui facilite ainsi la discussion et le processus d’élaboration des recommandations.
d. Événements culturels et autres événements spéciaux
En plus des réunions décrites ci-dessus, qui couvrent le travail général de l’UNPFII durant la session annuelle, l’organisation des événements parallèles est facilitée et encouragée par le SPFII. Lors des sessions précédentes on a compté quelque 60 événements couvrant une grande variété d’aspects et souvent sponsorisés par des agences de l’ONU et ONG présentes pendant la session. Un riche programme d’événements culturels est aussi disponible pendant chaque session annuelle, des expositions d’art autochtone, de l’artisanat, de la danse, de la musique et des théâtres. Une liste finale avec les horaires correspondants aux différentes manifestations est publiée au site Web avant la session et mise à jour pendant la session. Des sessions de formations sont également organisées avant ou durant les sessions, par des ONG et des institutions académiques